Ближайшие семинары БИГ-СПб
Модель ОРГ-Мастера - язык, на котором менеджеры могут обсудить свое видение бизнеса от идеи до процессов. Узнайте о новейших технологиях бизнес-моделирования на семинарах «Бизнес Инжиниринг Групп» (БИГ-СПб) подробнее...
Самые актуальные
темы сайта
Бюджетирование -финансовая и организационная техника
От описания отдельных процессов к управлению системой процессов компании
Требование совершенствования и документированность системы менеджмента качества
 
 
Презентация компании
Видео-презентация, в которой рассказано о разработанных компанией БИГ методах, подходах и инструментах направленных на повышение эффективности бизнеса
Новости
Теперь Вы можете самостоятельно изучать вопросы построения процессной компании
Растет число пользователей системы моделирования нового поколения ОРГ-Мастер ПРОФИ

 

Работа со знаниями: активные групповые методы

Татьяна Гаврилова - д.т.н., консультант по информационным технологиям управления знаниями, gavr@fn.csa.ru

При разработке корпоративных систем управления знаниями самое узкое место - не программный аспект, как думают многие, а задача извлечения, формулирования, структурирования и представления информации, т.е. данных и знаний. В этой статье мы рассмотрим групповые активные методы извлечения знаний (о пассивных и активных индивидуальных методах речь шла в предыдущих статьях цикла, см. Enterprise Partner №11, Enterprise Partner 18’2001). Здесь мы обсудим дискуссии за круглым столом с участием нескольких специалистов предприятия и «мозговые штурмы», а ролевые игры рассмотрим в следующей статье цикла. Рисунок позволяет представить место групповых методов в общей классификации.

Основное достоинство групповых методов - это возможность одновременного «поглощения» знаний от нескольких специалистов предприятия или экспертов, взаимодействие которых вносит в этот процесс элемент принципиальной новизны: индивидуальное или персональное знание, разные взгляды и позиции существенно обогащают общее поле знаний. Однако следует отметить, что эти методы гораздо более трудоемки и дороги, чем индивидуальные, по причине сложности их организации.

Активные групповые методы обычно используются как своего рода острая приправа на стадии извлечения знаний, сами по себе они не могут служить источником более или менее полного знания. Их применяют как дополнение к традиционным индивидуальным методам (наблюдения, интервью и т. д.), ради активизации мышления и поведения специалистов предприятия.

Обмен мнениями по спорным вопросам имеет давнюю традицию в истории человечества (вспомним античную Грецию, Индию). До наших дней дошли литературные памятники, связанные с обсуждением спорных вопросов (например, «Искусство спорить» Протагора, работы софистов) и послужившие первоосновой диалектики - науки вести беседу, спорить, развивать теорию. В самом слове дискуссия (от лат. discussio - исследование) содержится указание на то, что это метод научного познания, а не просто споры (для сравнения: полемика, от греч. polemikos - воинственный, враждебный).

Круглый стол

Метод круглого стола (термин заимствован из журналистики) предусматривает обсуждение какой-либо проблемы из выбранной предметной области, в котором принимают участие с равными правами несколько специалистов компании. Обычно вначале участники высказываются в определенном порядке, а затем переходят к живой свободной дискуссии. Число участников дискуссии колеблется от трех до пяти-семи.

Большинство общих рекомендаций по извлечению знаний, предложенных ранее, применимо и к данному методу. Однако существует и специфика, связанная с поведением человека в группе.

Во-первых, подготовка круглого стола потребует дополнительных усилий от аналитика: как организационных (место, время, обстановка, минеральная вода, чай, кворум и т. д.), так и психологических (умение вставлять уместные реплики, чувство юмора, память на имена-отчества, способность гасить конфликтные ситуации и т. д.).

Во-вторых, большинство участников под воздействием «эффекта фасада» будут говорить совсем не то, что они сказали бы в другой обстановке, т. е. желание произвести впечатление на других участников дискуссии будет существенно влиять на их высказывания. Этот эффект часто наблюдается на защитах диссертаций: члены ученого совета задают не тот вопрос, который им действительно интересен, а тот, который демонстрирует их собственную компетентность.

Ход беседы за круглым столом удобно записывать на магнитофон, а при расшифровке и анализе результатов учитывать этот эффект, а также взаимные отношения участников.

Задача дискуссии - коллективно, с разных точек зрения, под разными углами обсудить и исследовать спорные моменты, связанные с корпоративной информацией. Любая компания средней величины богата таким дискуссионным материалом: описание бизнес-процессов в разных подразделениях, способы и формы хранения документации, оптимальные маршруты документооборота - вот далеко не полный перечень дискуссионных проблем.

Для остроты дискуссии на круглый стол приглашают представителей разных «группировок влияния» и разных поколений. Это также уменьшает опасность получения односторонних однобоких знаний.

Несколько практических советов по процедурным вопросам круглого стола. Перед началом дискуссии ведущему полезно:

  • убедиться, что все правильно понимают цель дискуссии (т. е. что происходит сеанс извлечения данных и знаний);

  • установить регламент выступлений (не более 5-7 мин);

  • четко сформулировать тему.

По ходу дискуссии важно проследить, чтобы слишком эмоциональные и разговорчивые специалисты предприятия не подменили тему и чтобы критика позиций друг друга была обоснованной. Вообще говоря, профессионализм при проведении дискуссии в конечном счете определяет ее плодотворность.

Мозговой штурм

«Мозговой штурм», или «мозговая атака» - один из наиболее распространенных методов раскрепощения и активизации мышления. Другие методы (метод фокальных объектов, синектика, метод контрольных вопросов) применяются гораздо реже из-за меньшей их эффективности.

Впервые этот метод использовал в 1939 году в США А. Осборн как способ получения новых идей в условиях запрещения критики. Замечено, что боязнь критики мешает созидательному мышлению, поэтому основная идея штурма - это отделение процедуры генерирования идей в замкнутой группе специалистов от процесса анализа и оценки высказанных идей. При проектировании корпоративных информационных систем (КИС) темой мозгового штурма могут быть вопросы: «Цели и задачи КИС на разных организационных уровнях», «Дорогая (хорошая) или дешевая (плохая) КИС: что нам нужно?», «С чего (с кого) начать автоматизацию нашей фирмы?».

Как правило, штурм длится недолго (около 40 мин). Участникам (до 10 человек) предлагается высказывать любые идеи (шутливые, фантастические, ошибочные) на заданную тему (критика запрещена). Обычно высказывается более 50 идей. Регламент выступлений - до 2 мин. Самый интересный момент штурма - это наступление пика (ажиотажа), когда идеи начинают «фонтанировать», т. е. происходит непроизвольная генерация гипотез участниками. Этот пик был теоретически обоснован в работах выдающегося швейцарского психолога и психиатра Зигмунда Фрейда о бессознательном.

При последующем анализе всего лишь 10-15% идей оказываются разумными, но среди них бывают весьма оригинальные. Оценивает результаты обычно группа экспертов компании, не участвовавшая в генерации.

Ведущий «мозгового штурма» - аналитик - должен свободно владеть аудиторией, подобрать активную группу специалистов предприятия - «генераторов», не зажимать плохие идеи - они могут служить катализаторами хороших. Искусство ведущего - это искусство задавать вопросы аудитории, «подогревая» генерацию. Вопросы служат «крючком», при помощи которого извлекаются идеи. Вопросы также могут останавливать излишне многословных экспертов и служить развитию идей других.

Основной девиз штурма - «Чем больше идей, тем лучше». Фиксация хода сеанса - традиционная (протокол или магнитофон).

Сравнительные характеристики

Достоинства и недостатки активных групповых методов извлечения знаний сведены в таблице.

Метод

Достоинства

Недостатки

Круглый стол

Позволяет получить более объективные фрагменты знаний
Оживляет процедуру извлечения

Большие организационные затраты
Сложность проведения

Мозговой штурм

Позволяет участникам обмениваться знаниями
Активизирует экспертов
Выявляет глубинные пласты знаний (на уровне бессознательного)
Позволяет получать новое знание (гипотезы)

Возможен только для новых интересных и спорных проблем
Не всегда эффективен (довольно низкий процент продуктивных идей)

Групповые методы бывают просто необходимы на стадии предпроектного обследования предприятия при разработке корпоративных автоматизированных систем. Общеизвестно, что именно ошибки этой стадии наиболее дорого обходятся разработчикам. Все принципиальные решения принимаются на начальной стадии часто со слов одного или двух экспертов, выделенных для работы с «автоматизаторами». Те, в свою очередь, будучи ИТ-специалистами, нередко недооценивают степень неоднозначности и размытости корпоративных знаний и пренебрегают методами извлечения знаний, зачастую просто от незнания или из-за отсутствия квалифицированных аналитиков.

Вопросы к читателю: каково соотношение аналитиков и программистов в фирме или подразделении вашей компании, ответственных за автоматизацию? Насколько профессионально эти аналитики (если они вообще есть) владеют методами извлечения и структурирования данных и знаний?

Книга «Менеджмент по нотам» под редакцией Льва Григорьева
Книга «Менеджмент по нотам» под редакцией Льва Григорьева
Каждый руководитель хочет, чтобы компания работала как единый слаженный механизм, а изменения проходили в нужном направлении, четко и без задержек. Достичь этого можно, если выстроить работу фирмы с использованием методов бизнес-инжиниринга, благодаря которым цели, процессы, оргструктура и задачи сотрудников сведены в понятную и прозрачную для всех систему и каждое организационное решение вытекает из видения целого.
подробнее
Ближайшие семинары
Практический курс по моделированию бизнес-процессов в среде ОРГ-МАСТЕР®
Семинар адресован специалистам, заинтересованным в постановке на своем предприятии регулярного менеджмента: современных средств моделирования и совершенствования бизнес-процессов, улучшения общей модели деятельности, построения компьютерной системы формирования и управления организационными регламентами.
Слушатели семинара получат полное представление о новейших технологиях бизнес-инжиниринга, опирающихся на ОРГ-МАСТЕР® - уникальный программный продукт, созданный специалистами "Бизнес Инжиниринг Групп", который успешно эксплуатируется более чем на 500 российских компаниях.
подробнее
Почему процессное управление не приживается в России. И внедрений мало, и не эффективно, и поверхностно. Как преодолеть сложившуюся ситуацию?
БИГ-СПб приглашает на новый цикл семинаров Школы Бизнес-Инжиниринга «Управление конкурентоспособностью предприятия – от процессного к архитектурному подходу»
Сроки проведения цикла семинаров — 22-26 мая 2017 г.
подробнее
SpyLOG
TopList
Бизнес Инжиниринг Групп Новости Подписка Контакт Поиск

© 2001—2016, Business Service Association.

design by Art Engineering