«От учета к управлению»

Татьяна Якубовская, консультант КВФ «БИГ-СПб», tanya@set.spb.ru

Семинар для бухгалтеров и руководителей "Система программ 1С: Предприятие" проводит фирма «Бизнес Сервис Софт», являющаяся одним из первых франчайзи 1С. Фирма специализируется на поставках и внедрении всего спектра учетных систем производства 1С.

«Бизнес Сервис СОФТ» входит в Ассоциацию Бизнес Сервис, которая развивает и другие направления информационной поддержки бизнеса. Так, фирма «БИГ-СПб» занимается проблемами постановки современного менеджмента на российских предприятиях (консалтинговый проект «7 нот менеджмента»). Ею разработан и успешно продвигается на рынке собственный программный продукт БИГ-Мастер, основная задача которого – точное описание структуры и процессов компании путем построения модели ее деятельности.

В 2003 году Ассоциацией планируется интегрировать оба эти направления деятельности. В рамках этой интеграции планируется следующие мероприятия:

• Выпуск новой версии программы БИГ-Мастер Профи «Финансы»
• Проведение серии семинаров под общим названием «От учета к управлению».

Программа БИГ-Мастер 2.5. «Финансы» (существующая версия) позволяет осуществить постановку и технически реализовать систему бюджетирования, используя возможности Excel. С помощью программы эта задача решается в короткие сроки и доступными средствами, что является необходимым этапом в освоении сотрудниками компании новой технологии управления.

Реализуемые БИГ-Мастером системы бюджетирования опираются на структурное и процессное описание компании, то есть существует прямая связь между организационными и финансовыми задачами управления. Знание того, как реализуется деятельность и какие процессы протекают в компании, позволяет осмысленно планировать и вести учет потребляемых ресурсов, то есть организовать управленческий учет.

Современные модели управленческого учета опираются на принцип: чем точнее описана деятельность компании – тем точнее можно вести учет. Под точностью ведения учета здесь понимается точность соотнесения различных затрат с источниками их возникновения. А такое знание достигается на процессном уровне описания, которое позволяет строить так называемые операционные бюджеты – бюджеты процессов. Такая технология носит название Activity-Based Budgeting или «процессно-ориентированное бюджетирование».

Кроме того, по мнению специалистов БИГ-СПб, основные сложности внедрения бюджетирования и управленческого учета лежат не в сфере информационного взаимодействия программ, а в организации работ. Эти сложности связаны, главным образом, с организацией самого бюджетного процесса, который требует целенаправленной деятельности большого числа сотрудников компании.

И, наконец, внедрение системы бюджетного управления должно сопровождаться возложением на менеджеров жесткой финансовой ответственности за соблюдение бюджета, а также разработкой эффективной системы мотивации. Это и есть те задачи организационного менеджмента, для решения которых был создан БИГ-Мастер.

Внедрение специализированных программ бюджетирования предполагает, что все регламенты организации бюджетирования уже определены, отработаны на практике и нуждаются только в автоматизации. Как правило, это не так. В большинстве российских компаний система бюджетирования ставится «с нуля». Поэтому вариант внедрения бюджетирования на основе автоматически создаваемых БИГ-Мастером Excel-таблиц очень хорошо подходит для начального этапа реализации системы, когда происходит уточнение структур и взаимосвязей бюджетов, схем консолидации и ответственности. После того, как в течении нескольких периодов процедуры ведения бюджетов отработаны, целесообразно переходить к более серьезным системам, которые могут быть интегрированы с учетными системами компании.

С этой целью БИГ-Мастер Профи «Финансы», сохранив все преимущества «простой системы», будет включать исполнительную сетевую систему на Access MS SQL Server для бюджетного планирования и учета, а также дополнится системой интеграцией с программами бухгалтерского учета. Кроме того, БИГ-Мастер Профи «Финансы» позволит сформировать и документально оформить индивидуальную модель бухгалтерского и управленческого учета, а именно произвести и закрепить в документах выбор учетной политики, планов счетов, проводок, описание бухгалтерского документооборота и управленческих регламентов и т.п.

Как говорилось в начале, вторым направлением интеграции учетных и управленческих систем будет новый цикл семинаров «От учета к управлению». Этот цикл, рассчитан на бухгалтеров и работников планово-экономических служб, которые начинают заниматься проблемами управленческого учета и финансового планирования и хотят решать их на современном уровне. Управленческий учет может вестись в рамках бюджетирования доходов и расходов (БДР), а финансовое планирование в рамках Бюджета движения денежных средств (БДДС). Поэтому, семинары будут также хорошей поддержкой для внедрения на предприятии системы БИГ-Мастер Профи «Финансы».

Семинары будут проводиться по следующим темам:

• Управленческий учет;
• Финансовое планирование;
• Бухгалтерский документооборот.

На семинарах будет рассмотрена традиционная деятельность российских бухгалтеров и те новые задачи, которые связаны с управленческим учетом и которые решаются бухгалтерами во всем мире.

Задача управленческого учета состоит в том, чтобы удовлетворить высшее руководство в управленческой информации. В большинстве случаев единственным источником для формирования управленческих отчетов на российских предприятиях являются данные бухгалтерского учета, если только в компании не существует какая-либо система параллельного учета. Поэтому для успешной интеграции бухгалтерской и управленческой систем нужно хорошо представлять, как устроена первая, т.е. особое внимание должно быть уделено вопросам организации бухгалтерского учета.

Первым шагом интеграции является формализация существующей в компании системы бухучета: учетной политики, плана счетов, бухгалтерского документооборота – начиная от «места возникновения» в ходе хозяйственной деятельности предприятия первичных документов до отражения операций в бухгалтерском учете и архивирования исходного документа. На этом же этапе решаются вопросы о необходимости дополнения бухгалтерского учета новыми управленческими аналитиками (специальными справочниками и т.п.).

Однако изначальное различие целей разных видов учета приводит к тому, что бухгалтерская информация в своем первозданном виде не соответствует «запросам» управленческих отчетов. Второй шаг предполагает собственно настройку взаимосвязи систем: определение хозяйственных операций, которые необходимо особо отражать в управленческом учете, а также определение «правил» формирования управленческих данных по данным бухучета.

Стоит отметить, что если бухгалтерская деятельность регламентируется огромным количеством внешних нормативных документов, то и в управленческом учете нужны не менее подробные внутренние регламенты и правила работы, в том числе и регламенты, описывающие взаимосвязь систем. Эти задачи, как уже ясно из предыдущего изложения, реализуются специальными модулями БИГ-Мастера, начальное практическое освоение которого также будет входить в программу семинаров.

Расписание семинаров, планируемых на конец февраля–начало марта, а также информацию о выходе новой версии БИГ-Мастера можно узнать на нашем сайте www.big.spb.ru .

Дополнительное  представление о программно-методическом комплексе БИГ-Мастер можно получить 11 февраля 2003 года на демодне «Решение практических задач управления с помощью ПМК «БИГ-Мастер»