Система управленческой отчетности

Создание системы управления финансами должно сопровождаться разработкой системы управленческой отчетности, которая должна давать четкую картину деятельности компании и обеспечивать возможность осуществлять активное руководство ее деятельностью.

Для целенаправленного стратегического управления компанией (в соответствии с целями, имеющимися у компании) необходимо наличие согласованных на уровне высших менеджеров наблюдаемых аналитических показателей – индикаторов успешности ее деятельности.

Поэтому, прежде всего, должны быть определены принципы оценки финансовой деятельности предприятия и произведен выбор аналитических показателей, рассчитываемых по данным краткосрочных и долгосрочных бюджетов. Эта система выбранных показателей должна предоставлять менеджерам информацию о том, как идет продвижение к намеченным целям. Кроме того, система должна предупреждать о проблемах – препятствиях на пути этого продвижения и сигнализировать об ухудшении ситуации.

Очевидно, что для управления компанией важно видеть ее не только как единое целое. Необходимо измерить и оценить эффективность работы отдельных подразделений, продуктов, ресурсов, клиентов, поставщиков, менеджеров и т.п. Любая ситуация должна быть показана в различных разрезах, с различной степенью детализации или укрупнения.

Итак, на верхнем уровне находятся обобщенные финансовые индикаторы деятельности компании. Эти управленческие регистры формализуют количественно выраженные цели бизнеса, ставят основные задачи и дают общие ориентиры коммерческой успешности деятельности. (В настоящем разделе мы рассматриваем чисто финансовую систему, хотя подобные системы контроллинга, содержат особенно на верхнем уровнем значительное число и нефинансовых показателей. См. например >> )

На следующих уровнях информация, содержащаяся в отчетах, должна обеспечивать возможность раскрытия и диагностики причин, обусловивших те или иные значения индикаторов верхнего уровня. Это подразумевает возможность получения более подробной информации по интересующему показателю с помощью «развертки» показателя, с целью выявление причин отклонений значения показателя от норматива, выход на данные, по которым он был рассчитан – другие показатели и т.п. Эта информация должна предоставляться либо по заранее определенным регламентам, либо по оперативным запросам в пределах определенных для менеджеров прав доступа к информации.

Кроме того, вся управленческая отчетность должна быть построена на одном принципе – отчет должен поддерживать принятие своевременного управленческого решения, быть ориентирован на будущее. Поэтому, подразумевается тесная связь управленческих отчетов с бюджетными планами. Однако, надо отметить, что плановая и учетная система не симметричны – учет всегда более развит в целях глубокой диагностики причин. Однако есть опасность впасть в бухгалтерскую точность не нужную для систем управления. В результате чего - во-первых не развивается плановая часть системы, без чего управление не возможно и, во-вторых, не учитываются многие моменты, особенно, качественного характера. В результате общая точность системы все-равно определяется самой грубой шкалой (например, 5%), а не каким-то отдельным участком, точность на котором доведена до 0,01%

При отборе показателей надо также иметь в виду, что данная информация предоставляется менеджерам – людям, у которых нет времени разбираться в большом количестве цифр. Поэтому система отчетности должна делать обобщение и предварительную интерпретацию этих цифр. (Реально же характерна ситуация, когда на рассмотрение директору или топ-менеджерам готовится множество отчетов, с одной стороны, планово-экономическим отделом, с другой стороны –бухгалтерией, с третьей стороны – отделом сбыта и т.д.).

В последнее время интенсивно развивается концепция информационных систем класса MIS - Management Information Systems (Рис Ф1-4).

Эти системы предназначены для того, чтобы централизованно и в наглядном виде обеспечить менеджеров предприятия необходимой информацией для принятия решений. И в них в полной мере соблюдается указанный выше принцип экономии времени менеджеров, высшего управленческого персонала.

В целом MIS и вся система управленческой отчетности должны быть построены на всем информационном поле предприятия

От информации на выходе MIS зависит качество бизнес-решений. Поэтому MIS – это важнейшая часть системы управления бизнесом. 

Саму MIS тоже можно представить как бизнес-процесс, который исходные данные (сырье) на входе (данные из БД программных систем предприятия) трансформирует в данные на выходе, которые содержат полезную (релевантную) информацию в удобных формах (информационные продукты для менеджмента – графики и диаграммы, экранные и печатные формы и т. п.). Персонал, обслуживающий MIS, а не ее пользователи, работает на своих клиентов – менеджеров компании, для которых система обязательно должна делать обобщение и предварительную интерпретацию этих цифр с учетом их адресации конкретному потребителю..

Рис. Ф1-5 Пример иерархической организации управленческой информации 

Исходя из этого, информация в MIS (и доступ к ней) выстроены строго иерархично и разбиваются на несколько уровней (Рис. Ф1-5). 

Учет, необходимый для построения MIS, задается сверху, от потребностей высшего менеджмента в адекватной управленческой информации - в отличие от бухгалтерского, который выстраивается снизу, от учета хозяйственных операций.

В MIS всегда существует возможность получения более подробной информации по интересующему показателю с помощью инструмента Drill-Down («спуск вниз») – т. е. возможность «развертки» показателя, выявление причин отклонений значения показателя от норматива. Выход на данные, по которым он был рассчитан – другие показатели, таблицы и т.п. Например, далее могут следовать данные об исполнении основных операционных бюджетов. Потом может быть уже раскрыт отчет о продажах и т.д.

То есть отчеты должны быть приведены в систему и классифицированы , например, так:

• Отчеты для ведения бизнеса – сводные отчеты
• Отчеты по видам деятельности
• Основная (продажи, производство, закупки)
• Торговая или расчетная (взаиморасчеты, бартерные операции)
• Финансовая (определение потребности в денежных средствах, привлечение заемных средств)
• Инвестиционная (развитие бизнеса, финансирование социальной инфраструктуры, управление собственным капиталом)
• Отчеты по центрам ответственности
• Центры затрат
• Центры прибыли

и т.п. 

Именно правильно построенная система отчетности преобразует «данные», накопленные в ходе реализации бизнес-процессов компании в «информацию». Поэтому, с самого начала, средствами организационного проектирования должны быть заданы требования к составу информации на всех уровнях, чтобы, как уже говорилось, система показателей и отчетов «обеспечивала возможность осуществлять активное руководство ее деятельностью» (см. также «Задачи информационной логистики»)

И, наконец, для территориально распределенных Компаний, целесообразно внедрение технологии Интранет, как наиболее перспективного средства создания единого внутрикорпоративного информационного пространства. В частности, должна обеспечиваться публикация документов и отчетов на сервере корпорации (Рис. Ф1-6)

Рис. Ф1-6 Упрощенная схема организации доступа к данным в Интранет

Суть информационной системы, основанной на Web-технологии, в ее технологическом единстве как для внешнего потребителя, так и для внутреннего пользователя. Оставаясь в одной и той же операционной среде, используя один и тот же интерфейс, он получает доступ как к информационным ресурсам компании, так и к информационным ресурсам всего Internet.